Hybride werken implementeren is makkelijker dan je zou denken! In deze blog lees je alles over wat hybride werken is en hoe je ervoor zorgt dat jouw kantoor geschikt is voor hybride werken.
Wat is hybride werken
Het is een term die we steeds vaker voorbij zien komen en gebruiken, en niet alleen in onze hybride voertuigen. Hybride werken betekent het afwisselen van de werklocatie. Zoals zowel thuiswerken als op kantoor zijn – of bijvoorbeeld een gehuurde flexwerkplek binnen een gezamenlijke kantoortuin. Het is eigenlijk een flexibele werkplek.
Het overgrote gedeelte van onze organisaties en kantoren heeft tijdens de pandemie moeten switchen naar thuiswerken. Dit was het begin van het nieuwe hybride werken, waarbij zowel thuis als op kantoor werken wordt afgewisseld – en uit onderzoek blijkt dat het ons goed bevalt! Zo wil 43% – het grootste gedeelte – van de thuiswerkers na de pandemie evenveel thuis als op kantoor werken. 23% wil grotendeels thuiswerken en 34% wil volledig of voornamelijk op de kantoor werken
Hybride is dé nieuwe manier van werken en vergt een paar kleine aanpassingen in het management, kantoorinrichting en de thuiswerkplek die YOI in deze blog zal toelichten.
De voordelen van hybride werken implementeren
Hybride werken brengt verschillende voordelen met zich mee voor zowel de werkgever als de werknemer. De afwisseling van op kantoor en thuiswerken zorgt voor meer werkgeluk, productiviteit en duurzaamheid.
Bij thuiswerken worden over het algemeen minder storende prikkels ervaren dan op een kantoor. Hinder van printers en bellende of binnenlopende collega’s is hier namelijk niet. Ook vervalt de reistijd en worden files ontlopen wat zowel voor extra energie bij werknemers zorgt als een positief effect heeft op de CO2 uitstoot. De dagen dat men wel op kantoor werkt zijn steeds meer bedoeld voor sociale ontmoetingen en face to face vergaderingen met collega’s. We halen energie uit ontmoetingen met het team op kantoor. Wij mensen blijven sociale dieren en gedijen nu eenmaal bij menselijk contact. Feedback en complimenten op kantoor geven ons een gevoel van eigenwaarde en zelfvertrouwen, iets wat tijdens een zoom call toch minder tot niet voorkomt. De flexibiliteit van hybride werken zorgt voor een bevrijdend gevoel en heerschappij over ons leven. Al met al zorgt hybride werken zo voor een hogere productiviteit en meer werkgeluk.
Voordelen van hybride werken implementeren in cijfers
- 606 kiloton minder C02-uitstoot als alle werknemers een dag extra vanuit huis werken, voornamelijk gerealiseerd door minder woon-werkverkeer.
- €3,9 miljard is wat onze samenleving kan besparen wanneer werkend Nederlands t.o.v vóór de pandemie 1 dag (extra) thuiswerkt.
- €1,68 miljard daarvan is wat de werkgevers besparen bij 1 dag extra thuiswerken als voor Covid. Bestaat voornamelijk uit lagere huurkosten, verminderde uitgaven aan gas, elektriciteit en catering.
- €1,12 miljard is wat werkend Nederland zal besparen bij 1 dag extra thuiswerken. De hogere energierekeningen thuis wegen niet op tegen de fors lagere kosten voor woon-werkverkeer.
Hybride werken implementeren in jouw organisatie
Hoe start je als organisatie nou met hybride werken? YOI heeft een gemakkelijk stappenplan voor je gemaakt bestaande uit de 4 belangrijkste pilaren voor succesvol hybride werken + extra tips voor de kantoorinrichting.
Management
Het management heeft de taak om te faciliteren in hybride voorzieningen en het overzicht te bewaren. Zowel thuis als op kantoor dient er een gezonde ergonomische werkplek aangeboden te worden. Omdat werknemers op wisselende plekken werken (thuis en op kantoor, maar misschien ook nog binnen het kantoor; achter het bureau of op een stiltewerkplek voor extra focus en productiviteit), is het van belang dat er op iedere afdeling duidelijke doelen, planning en taken zijn. Het is aan het management om hier overzicht te houden.
Online omgeving
De online omgeving zal op een juiste manier moeten worden ingericht. Een grote inhaalslag is hier al gemaakt tijdens de pandemie. Men heeft vaak een laptop of online werkomgeving om in te loggen – zowel thuis als op flexwerkplekken binnen de organisatie moet in de eigen omgeving ingelogd kunnen worden. Vergeet ook niet een reserveringssysteem voor je akoestische vergaderruimte of flexwerkplek.
Thuiswerkplek
We weten inmiddels allemaal dat werken aan de keukentafel ergonomisch gezien (en met een gezin ook qua focus) niet de beste optie is. Het is aan de organisatie om een gezonde thuiswerkplek te faciliteren en ook stimuleren. Werknemers hebben hier niet alleen juridisch recht op, ergonomie zou ook geen ondergeschoven kindje moeten zijn bij het thuiswerken. Fysieke en mentale klachten kunnen immers ook thuis ontstaan!
Hybride werken implementeren op kantoor
Als laatste betekent een nieuwe hybride manier van werken ook een herinrichting van het kantoor. Gezien dit de specialiteit is van YOI geven we je graag een aantal extra tips voor dit onderdeel:
Van vaste werkplekken naar minder flexplekken
Omdat er flexibel thuis en op kantoor gewerkt wordt is niet iedereen meer dagelijks op kantoor aanwezig. Een vaste werkplek is daarom niet meer nodig en kan vervangen worden door flexwerkplekken. Calculeer het aantal benodigde vaste en/of flexwerkplekken – het teveel aan werkplekken kan verwijderd worden. Dit geeft ruimte voor sociale ontmoetingsplaatsen of een kleinere locatie.
Ruimte en tijd om te socializen
Door het verwijderen van overbodige werkplekken is er ruimte om ontmoetingsplekken te creeëren! We gaan immers naar kantoor voor een overleg, vergadering of teambuilding. Dit is extra belangrijk na een periode van thuiswerken. Creëer een inspirerende en creatieve ontmoetingsplek zodat echt alles uit de tijd op kantoor gehaald kan worden. Vergeet hierbij vooral ook niet om aan een goede akoestiek te denken! Zo zorg je dat er in privacy overlegd kan worden en de omgeving hier geen hinder van ervaart.
De kracht van de stiltewerkplek
Wanneer de organisatie hybride werken opneemt als de standaard zal videobellen een groot onderdeel blijven van het nieuwe werken. Om hinder te minimaliseren en focus te maximaliseren zijn stiltewerkplekken van essentieel belang. Akoestische mobiele oplossingen zoals Hush (Hybrid, Twin, Meet of Work) of Treehouse zijn speciaal ontworpen om in deze behoefte te voorzien.
Piek voor akoestiek
Misschien wel het belangrijkste onderdeel; en toch wordt hier te vaak op bespaard. En dat terwijl goede akoestiek op kantoor zorgt voor een vermindering in overlast op kantoor en je in feite bespaard op lagere verzuimkosten en een hogere productiviteit van werknemers. Een slechte akoestiek is de grootste ergernis van werkend Nederland terwijl dit gemakkelijk op te lossen is. Akoestiek verbeteren is al lang niet meer ‘wat blokken aan het plafond hangen’. Denk bijvoorbeeld eens aan akoestische schermen tussen bureaus, belcellen, akoestische mobiele vergaderoplossingen of een stiltewerkplek om in te bellen, videobellen of gefocust te werken. Akoestische oplossingen zijn al snel prijzig, daarom zijn deze bij YOI ook te leasen!
Flexibiliteit op kantoor
Dat de behoefte en werkzaamheden op kantoor drastisch kunnen veranderen weten we nu uit ervaring. Hybride werken met flexwerkplekken en mobiele akoestische zones zorgt ervoor dat je voorbereid bent op veranderende omstandigheden.
Hulp nodig bij het hybride inrichten van jouw kantoor? YOI helpt je graag.
